OFFRE D'EMPLOI ARCHIVISTE CONGO KINSHASA

Save the Children International (SCI) recrute 01 archiviste Référence : 17827 Description du poste L'archiviste aura pour mission de garantir et de contrôler l'accès sur le long terme à l'information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté. Il sera le gardien des archives dont il aura la charge ; il en assumera la conservation, la diffusion et la valorisation. Responsabilités clés : · Assurer l'intégrité et l'authenticité des documents archivés physiques et numériques ; · Respecter le principe de provenance et l'ordonnancement initial des documents, en s'assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies ; · Préserver les documents de façon à ce qu'ils restent utilisables continuellement. Principaux domaines de responsabilité Archivage · Lire et comprendre clairement le manuel Financier, Admin/RH, Logistique et Programmes qui serviront de base à l'archivage ; · Coordonner avec l'équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates ; · Orienter les bureaux terrains sur les procédures d'archivage et s'assurer qu'ils s'alignent aux standards de SCI et des politiques des départements et programmes ; · Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire ; · Coordonner la procédure de destruction des documents physiques ; · Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d'archivage électronique ; · Participer au déploiement du système d'archivage au niveau des bases selon les normes de la Finance, des Admin/RH, Logistique et selon les exigences des bailleurs de fonds pour ce qui est des programmes ; · En tant que responsable de l'archivage électronique, coordonner la numérisation des dossiers de la Finance, des Admin/RH, de la Logistique et des Programmes suivant le système centralisé d'archivage électronique ; · Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s'assurer qu'un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager ; · Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d'archivage électronique une fois le système déployé au niveau de la base ; · Travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des Admin/RH, de la Logistique et des Programmes pour recevoir et valider les nouveaux dossiers prêts pour l'archivage ; · Travailler en étroite collaboration avec son manager et tout autre agent de la Finance, des Admin/RH, de la Logistique et des Programmes pour répondre aux demandes d'archives. Finance · Vérifier et soumettre les demandes de paiement mobile avec les outils mis à disposition ; · Une fois le paiement effectué, assurer l'archivage des dossiers et leur indexation ; · Apporter son support aux audits internes et externes pour les évidences se trouvant aux archives physiques ou numériques. Qualifications · Diplôme universitaire en gestion documentaire, Finance, informatique ou équivalent. Expérience et compétences · Une expérience dans l'archivage serait un atout ; · La connaissance de l'anglais est un atout ; · Un engagement profond et sincère pour la Protection de l'enfant et la lutte contre les abus et l'exploitation ; · Des connaissances attestées sur les outils informatiques (Word, Excel, base de données, SharePoint, réseau, internet, Outlook, etc., tout autre logiciel important dans le cadre de travail des ONGI) ; · Être disponible et motivé pour travailler avec Save the Children ; · Avoir un esprit analytique et méthodique ; · Être patient, dynamique, à l'écoute et positif ; · Être capable de travailler en mode projet ; · Être professionnel ; · Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles ; · Bonne maîtrise de la gestion de base de données, des logiciels de traitement de texte et tableur ; · Capacités d'organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ; · Bonne connaissance de la langue française.